GS1 EDI

Las empresas tienen necesidad de comunicar gran cantidad de información a sus clientes y proveedores; sin embargo esta comunicación está basada en procedimientos rutinarios y complicados que requieren una enorme cantidad de recursos tales como horas-hombre, tiempo, energía y otros.

Adicionalmente, deben generar una serie de documentos como cotizaciones, órdenes de compra, notas de envío y facturas que absorben la mayoría de los recursos mencionados anteriormente, con el agravante de multiplicar errores al tener que reingresar manualmente en una computadora los datos obtenidos en dichos documentos.

Para que los negocios fluyan en forma ágil y rentable se hace necesario contar con un manejo eficiente de información a través de un sistema estándar de comunicación internacional, multisectorial y que pueda ser implementado en una computadora de cualquier empresa. EDI (Intercambio Electrónico de Mensajes Comerciales) es una alternativa que se ha desarrollado para responder a esta necesidad.

Es la transmisión de información estructurada entre aplicaciones de computadoras, empleando un formato estándar para los documentos de negocios que utilizan las compañías y que reemplaza el papel y los procedimientos que no agregan valor a la transacción. El intercambio de estos documentos es posible gracias a una serie de mensajes acordados entre los socios comerciales y que han sido estandarizados internacionalmente.

• Garantiza el correcto intercambio de documentos y exactitud en los datos que contienen los sistemas de información internos desde el momento del pedido hasta la facturación y pago.
• Elimina los procesos operativos tales como redigitación, revisión de documentos y conciliación de errores.
• Genera mayor disponibilidad a los vendedores para apoyar el punto de venta.
• Permite mayor precisión en los pedidos, despachos y recepción de mercancías.
• Facilita el manejo de información más clara y precisa.
• Disminuye los tiempos de entrega a través de los pedidos y los despachos en forma automática.

Con la utilización de EDI es posible realizar la mayoría de las transacciones comerciales; entre las más comunes se pueden mencionar:

• Orden de Compra (Disponible en Edifact y XML)
• Respuesta a la Orden de Compra (Disponible en Edifact)
• Aviso de Despacho
• Aviso de Recepción de Mercancía