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El escaneo junto a la cama requiere un cambio cultural

Publicado: Diciembre 2019

ScanningRigshospitalet es un hospital universitario en la región capital de Dinamarca. Es un hospital altamente especializado, que cubre casi todas las áreas médicas. Anualmente 85,000 pacientes hospitalizados y alrededor de 1 millón de pacientes ambulatorios son tratados en el hospital, que cubre 1,200 camas.


El Departamento de Cirugía Pediátrica es una clínica en Rigshospitalet, que maneja el tratamiento de niños y adolescentes con afecciones agudas y crónicas. Es una clínica con vías complejas para el paciente y una vida cotidiana que tiene muchas tareas diferentes.

En 2010, se instalaron escáneres en el dispensario, ya que se convirtió en un requisito en la Región Capital de Dinamarca que se escanearan los medicamentos para garantizar que se dispense el medicamento correcto. A pesar de que los escáneres estaban presentes en el dispensario, y que los códigos de barras estaban presentes en el 99% de los paquetes secundarios y en el 84% de los paquetes primarios, las enfermeras solo usaron los escáneres durante aprox. 5% de las dispensaciones. "Esta es una prueba de que los requisitos y la tecnología por sí solos no brindan seguridad al paciente", dice Trine Spiegelhauer, quien en ese momento era director de enfermería en el Departamento de Cirugía Pediátrica.

Métodos de cambio

En otras palabras, el escaneo de códigos de barras debería estar más arriba en la agenda, y Trine hizo planes para los métodos de cambio. “Básicamente, todas las enfermeras deben ver los beneficios tanto para los pacientes como para ellos mismos.

Específicamente, cómo el escaneo de códigos de barras previene eventos adversos”, dice Trine. En colaboración con GS1 Dinamarca, la clínica celebró una reunión de personal con el foco en la seguridad del paciente y cómo escanear.

El dispensario ayuda a prevenir eventos no deseados. “Puede promover la implementación y, en algunos casos, fortalecer la legitimidad del propósito de un proyecto cuando varias partes interesadas trabajan juntas. En este proyecto específico sobre el escaneo de medicamentos en el proceso de dispensación, fue importante para nosotros invitar a GS1 Dinamarca como socios”, dice Trine.

Antes de que comenzara el proceso, una de las barreras para el escaneo era que algunos códigos de barras no podían escanearse. Para obtener una visión general del porcentaje de códigos de barras escaneables, GS1 Dinamarca realizó una encuesta. El resultado fue que los escáneres del dispensario no podían escanear códigos de barras 2D. Posteriormente, los escáneres y el software se actualizaron y configuraron, y luego se pudieron escanear todos los tipos de códigos de barras, lo que también fue un gran motor para el proceso.

Para garantizar la continuidad en las rutinas diarias, se implementó lo siguiente:

  • Se nombraron dos enfermeras como embajadoras con el fin de crear un buen ambiente en torno al escaneo de códigos de barras.
  • El software y el hardware se actualizaron para evitar barreras técnicas.
  • La exploración se discutió en la reunión semanal de la clínica.
  • Cada semana, según los datos para el uso del escáner, se anunciaba un "Star Scanner".

Supervisar al personal: la reacción

Los primeros meses, "The Star Scanner" incluyó un tema delicado en la agenda, a saber, monitoreo y privacidad:

  • “Cuando se hizo evidente para las enfermeras que en el sistema de TI podíamos monitorear el comportamiento hasta el nivel de la persona, algunas estaban un poco asustadas. Pero a través del diálogo abierto sobre el propósito y al establecer los beneficios para las enfermeras, esto ya no era un problema. Sin embargo, es un hecho que el aspecto humano en un proceso de cambio no debe subestimarse; de lo contrario, el cambio puede ir hacia atrás”, dice Trine.

Resultados

El plan de Trine para el cambio cultural ha creado resultados visibles. Las enfermeras tienen una actitud positiva hacia el nuevo flujo de trabajo y ahora toman medidas cuando encuentran paquetes que no pueden escanearse o que no tienen un código de barras. Crea un importante vínculo de retroalimentación con los proveedores y, en colaboración con la farmacia del hospital de la región capital y GS1 Dinamarca, la clínica trabaja para garantizar que todos los medicamentos en la clínica estén marcados con códigos de barras escaneables. Los códigos de barras faltantes son una barrera que da como resultado flujos de trabajo inconsistentes, lo que aumenta el riesgo de errores.

% Al centrarse en el escaneo, la tasa de escaneo después de seis meses aumentó del 5% al 60% (tanto para pacientes hospitalizados como ambulatorios), y el escaneo se ha convertido en una parte natural del flujo de trabajo.

Despliegue en varias clínicas

En 2018, Trine se convirtió en directora de enfermería de la Clínica para niños y adolescentes con enfermedades quirúrgicas, que incluye otras cinco especialidades además del Departamento de Cirugía Pediátrica.

La nueva clínica aún no se ha centrado en el escaneo, y el objetivo de Trine es lograr los mismos resultados para el escaneo de códigos de barras en esta clínica. ¿Pero cómo?

"Transferiré en gran medida los métodos de implementación que utilizamos en el Departamento de Cirugía Pediátrica", dice Trine. Sin embargo, hay algunas diferencias entre las clínicas a considerar.

“La rotación de personal generalmente ha aumentado en la profesión de enfermería en los últimos 10 años. Esto subraya la importancia de tener el escaneo de códigos de barras como parte de la capacitación para los nuevos, cree Trine. Además, Trine involucrará a la secretaría de mejora interna del hospital y compartirá sus experiencias con colegas de gestión en otros departamentos. “De esta manera, nuestros aprendizajes pueden beneficiar a otros y, con suerte, inspirar a otros departamentos a centrarse en el escaneo de códigos de barras y su importancia".

“Para tener éxito un cambio cultural debe tener sentido individual para la enfermera. Por lo tanto, el proceso debe realizarse con pequeños pasos hacia adelante, para que todos puedan participar y ver los resultados en curso.” - Trine Spiegelhauer, Directora de enfermería de la clínica para niños y adolescentes con Enfermedades Quirúrgicas.

El proceso de cambio: la importancia del líder

Crear un cambio de comportamiento y actitud en un grupo de personal es un ejemplo clásico de un proyecto de cambio, y una tarea importante para el líder responsable. Trine ha ganado mucha experiencia, y su consejo es:

"Es muy importante ser un líder claro y mostrar el camino, pero es igualmente importante tener enfermeras fuertes en el piso como embajadores para ayudar a allanar el camino".

“Implementar el escaneo de códigos de barras no es algo que se hace de la noche a la mañana. Es un proceso que debe mantenerse enfocado. Si lo considera un proyecto que puede implementarse en un período limitado y luego dejarse, no será un éxito, al menos no duradero”.

Calificada como Enfermera Registrada en 1997 de la Escuela de Enfermería Rigshospitalet, Copenhague. Tiene una maestría en Gobernanza Pública de Copenhagen Business School. Trine ha sido gerente de funciones en el Departamento de Cirugía Pediátrica desde 2004, y en enero de 2018 se convirtió en directora de enfermería de la Clínica para Niños y Adolescentes con Enfermedades Quirúrgicas.

Barreras al cambio cultural

Al implementar el escaneo de códigos de barras como una nueva rutina de trabajo, es importante tener en cuenta algunas barreras. Si no se mantienen las nuevas rutinas, existe el riesgo de recurrir a las antiguas rutinas de trabajo. El riesgo de "recaídas" aumenta si los equipos de TI, como los escáneres, no funcionan de manera óptima o si se colocan en una ubicación poco práctica con respecto a las rutinas de las enfermeras. La cooperación con su departamento local de TI es, por lo tanto, crucial. Además, para poder obtener las estadísticas que pueden documentar el progreso y compartir el progreso con las enfermeras. También es necesario vigilar a los opositores al cambio, y enfatiza la importancia de tener embajadores positivos en el grupo de personal:

"La forma más eficiente de tratar con los oponentes es el diálogo, y nadie puede estar en desacuerdo con que debemos hacer todo lo posible para aumentar la seguridad del paciente", concluye Trine.

About the autor

Trine Spiegelhauer, Directora de enfermería, La clínica para niños y adolescentes con Enfermedades Quirúrgicas

Calificado como Enfermera Registrada en 1997 de la Escuela de Enfermería Rigshospitalet, Copenhague. Tiene una maestría en Gobernanza Pública de Copenhagen Business School. Trine ha sido gerente de funciones en el Departamento de Cirugía Pediátrica desde 2004, y en enero de 2018 se convirtió en directora de enfermería de la Clínica para Niños y Adolescentes con Enfermedades Quirúrgicas.

Fuente: GS1 Healthcare Reference Book 2019-2020