National Children's Hospital utiliza los estándares GS1 para mejorar la eficiencia en la atención al paciente

El Hospital Nacional de Niños de Costa Rica se inauguró el 4 de mayo de 1964 con la misión de "contribuir a mejorar la salud de la población infantil del país al proporcionar atención especializada y de emergencia a través de servicios integrales de calidad, de manera efectiva, eficiente y con igualdad de oportunidades".

Desde entonces, esta noble institución se ha convertido en el estándar nacional para el cuidado de los niños y respalda esto con una investigación en curso sobre cómo pueden mejorar la salud de los niños costarricenses y ser más eficientes en la prestación de atención al paciente. Como parte de esto, la Unidad de Atención Integral para Quemaduras (UCINQ), en el año 2018-2019, comenzó la implementación de la gestión automatizada de control de inventario para los suministros médicos en su almacén.

Mayor eficiencia en la gestión de recursos.

Mejorar la gestión de los suministros médicos en UCINQ fue el desafío, para que pudieran proporcionar un servicio de mejor calidad y una mayor seguridad del paciente a través de una gestión eficiente de los recursos.

El inventario con el que trabajaban se identificó de varias maneras y sus datos no se utilizaron de manera eficiente. También estaba siendo atendido por personal médico que no tenía capacitación en la gestión de procesos logísticos. Los controles inexactos y la poca visibilidad del inventario causaron problemas tales como escasez y vencimiento de productos en todos los niveles de atención médica. Esto hizo imposible que la unidad tomara decisiones oportunas u optimizara el presupuesto asignado.

El personal médico dedicaba mucho tiempo a completar las tareas administrativas de manera ineficiente, lo que redujo el tiempo disponible para la atención al paciente.

Automatizar procesos más seguros utilizando estándares GS1

GS1 Costa Rica, a través de su servicio de asesoramiento, recomendó la implementación de estándares GS1 y mejores prácticas logísticas para llevar la innovación a su forma de administrar los suministros médicos e iniciar la automatización de los procesos.El proyecto se llevó a cabo en UCINQ, utilizando los soportes de datos GS1 128 y GS1 DataMatrix como base de la implementación.

El primer paso fue documentar los requisitos técnicos y los procedimientos básicos existentes, para que pudieran visualizar los ajustes necesarios en las rutinas diarias en UCINQ. Una vez realizado esto, se acordó el primer paso, GS1 Costa Rica brindó apoyo y capacitación para desarrollar la comprensión de los estándares GS1 y sus aplicaciones, dentro de cada uno de los nuevos procesos desarrollados. Paralelamente a esto, UCINQ trabajó con un proveedor de software para implementar las recomendaciones acordadas con GS1 y pudieron lograr una gestión automatizada en los siguientes procesos:

1. Identificación del producto.
2. Control de ingresos, productos y toma de inventario físico
3. Control por número de lote, fecha de vencimiento y orden de compra.

La composición de la identificación de productos a través de los soportes de datos GS1-128 y GS1 DataMatrix fue la siguiente:

• Identificación del producto
• Lote número
• Fecha de caducidad
• Orden de compra

Beneficios hasta ahora

• La inclusión de estándares de identificación GS1 para el 100% de los suministros médicos en el almacén.
• Definición de políticas y estándares de trabajo basados en la gestión de la entrada y salida de artículos.
• Limpieza del almacén. Esto implicó la donación de productos que no se estaban utilizando para otras instituciones, y se descartó una gran cantidad de artículos vencidos. Actualmente, el 100% del inventario del almacén consiste en suministros médicos activos.
• Incorporación en el almacén de dispositivos tecnológicos (impresora para etiquetado, computadora y teléfono, etc.), y software de gestión de almacén para realizar tareas, y entradas y salidas de inventario.
• Los productos almacenados que no tenían identificación fueron etiquetados y ajustados a los estándares GS1 (trabajo interno y con proveedores).
• Se establecieron políticas de uso e ingresos restringidas al almacén.
• Se definió un sistema de planificación para la gestión de la atención, que permite que los suministros necesarios estén disponibles, y más rápidamente, para la atención oportuna de los pacientes.

“En el Hospital de Niños, somos pioneros en innovación en un nivel de todo el país. Ahora tenemos un proceso que nos ayuda en nuestro administrativo diario, pero lo más importante es que nos asegura la seguridad del paciente: sabemos que tenemos el paciente correcto, la medicación correcta, la dosis correcta y el método de administración correcto en el momento correcto”. - Dra. Cinthya Mora, Jefe del servicio de cirugía reconstructiva. Hospital Nacional de Niños

Los trabajadores están capacitados en los estándares GS1 y las mejores prácticas logísticas para almacenes, así como en el uso del sistema de información. Esto permite un uso mayor y más efectivo de los datos.

Ahora hay personal de logística responsable con la orientación del personal de enfermería.

• A nivel general, se creó una cultura centrada en la planificación, el cumplimiento de políticas, la maximización de recursos y el uso de tecnología. Esto proporciona una mayor seguridad del paciente al evitar errores y una mayor eficiencia del equipo, lo que permite que el personal médico se centre en la atención directa de los pacientes.

Fuente: GS1 Healthcare Reference Book 2019-2020